Guida al GDPR per chi non ne vuole sapere: a chi hai dato i dati (“so spariti i dati”)?

LE PARTI IN GIOCO

Interessato è la persona fisica cui si riferiscono i dati personali. Quindi, se un trattamento riguarda, ad esempio, l’indirizzo, il codice fiscale, ecc. di Mario Rossi, questa persona è l”interessato” (articolo 4, comma 1, lettera i), del Codice);

Titolare è la persona fisica, l’impresa, l’ente pubblico o privato, l’associazione, ecc., cui spettano le decisioni sugli scopi e sulle modalità del trattamento, oltre che sugli strumenti utilizzati (articolo 4, comma 1, lettera f), del Codice);

Responsabile è la persona fisica, la società, l’ente pubblico o privato, l’associazione o l’organismo cui il titolare affida, anche all’esterno della sua struttura organizzativa, specifici e definiti compiti di gestione e controllo del trattamento dei dati (articolo 4, comma 1, lettera g), del Codice). La designazione del responsabile è facoltativa (articolo 29 del Codice);

Incaricato è la persona fisica che, per conto del titolare, elabora o utilizza materialmente i dati personali sulla base delle istruzioni ricevute dal titolare e/o dal responsabile (articolo 4, comma 1, lettera h), del Codice).

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Partiamo dalla definizione:

I dati che rendono identificabile o identificano una persona significa tutte le informazioni che ci permettono di risalire ad una persona fisica, con l’estensione anche al capire cosa fa, cosa gli piace ….

La quantità di dati che rientrano in questa categoria è estremamente ampia, il garante si è espresso diverse volte in merito mettendo persino gli indirizzi IP in questa categoria. Cosa significa?

Gestiamo quotidianamente una enorme mole di dati: li distribuiamo in giro, sia nostri che di altri, senza spesso neanche rendercene conto. Se usi un telefono, la posta elettronica, le chat, i social media allora magari sai di cosa sto parlando anche senza rendertene pienamente conto. Se vuoi sapere dove si trova il tuo amico, collega, cliente puoi magari verificare su una qualche funzione di geolocalizzazione offerta da diverse apps o condividere direttamente coordinate o …

Ops scusa sto divagando.

Il punto è che magari non ti rendi neanche conto di questa cosa.

Cosa sono questi fantomatici dati:

Proviamo a trasferirla in area aziendale per vedere se riesci ad allargare i tuoi confini di comprensione.

Molto di quello che si fa in una azienda è, oggi come oggi, legato a doppio filo con la digitalizzazione.

Pensaci bene:

• Comunichi principalmente via e-mail: offerte, contratti, proposte, CV per le assunzioni, comunicazioni interne, chiacchiere …ci passa un sacco di roba
• Utilizzi il web sia per recuperare informazioni (hai presente la pagina di google che interroghi sempre) quanto per comunicare esternamente (magari vendi online, magari hai un sito web, magari fai marketing online…)
• Forse hai anche una presenza social (traduco roba tipo facebook o linkedin)
• Probabilmente usi un sistema di contabilità informatizzato
• Un CRM magari
• Hai un elenco dei clienti, con le loro email, i telefoni, forse anche i riferimenti Skype e social e altre informazioni da qualche parte…se sei in gamba forse hai anche le date di nascita (sa come è, per fare gli auguri) e altri particolari.
• hai un elenco di dipendenti con i loro dati tipo conto corrente, contatto familiare, stipendio …
• trasporti questi dati, li salvi, li processi e magari qualche volta li vendi anche (ci sono aziende che lo fanno come mestiere)
• …

E la cosa interessante è che magari non ti rendi conto che in quello scambio di informazioni hai mescolato elementi di business e personali.

Ora il problema del signor GDPR e del suo perfido assistente DPO che pretende di sapere dove sono questi dati per farteli gestire e proteggere.

Dove sono?

ti ho scritto qualche giorno fa che le prime 2 cose dovresti fare è iniziare a mappare i dati per capire dove sono e se sono importanti.

per fare questa operazione la cosa più semplice è passare piano piano le vare funzioni, operazioni e tools che usi, mappare i dati relativi in termini di:

1. cosa sono
2. come li raccolgo
3. dove sono
4. come li gestisco
5. sono importanti per GDPR
6. …

ti suggerisco di usare un duplice approccio: uno funzionale e uno per tecnologia e ppoi incroci

ad esempio quello funzionale può essere:

1. vendite -come gestisco la vendita, come viene fatta l’offerta, come viene comunicata, che dati trattengo del cliente, offro servizi post vendita …
2. marketing – tramite che canali comunico, faccio eventi, uso database …
3. gestione del personale – come gestisco i dati dei dipendenti, dove metto i cv se faccio richieste personali
4. produzione – …
5. …

quello tecnologico invece può essere:

1. cosa comunico tramite la posta elettronica
2. gestisco l’accesso al web dei dipendenti, proxy
3. uso app, chat, videoconferenza
4. uso servizi cloud
5. uso database
6. uso archivi cartacei (si contano anche quelli)
7. …

il consiglio è, ovviamente, quello di incrociare poi le due cose per aiutarti a capire:

1. quali dati effettivamente usi
2. a cosa ti servono
3. come li gestisci

siccome non ci hai mai pensato fare un lavoro su due fronti ti aiuta ad evitare a dimenticarti dei pezzi, e ti risulterà utilissimo poi quando dovrai fare la PIA … (non  nel senso di una persona molto religiosa…)

l’idea è quella di aiutarti a capire i dati nel suo complesso.

ricordi il mio post sulla gestione dei curriculum? ecco quello è un esempio.

ma voglio anche farti altri esempi: se fai andare i tuoi utenti su internet registri, anche se non lo sai, un sacco di dati che sarebbe opportuno tu gestissi correttamente:

i log dei tuoi firewall o proxy contengono dati a rischio, tipo l’IP, L’utente e il sito visitato

se hai un sito web con delle email pubbliche, servizi vari, blog, newsletter potresti ricevere comunicazioni che vanno gestite opportunamente o potresti ricevere sottoscrizioni che vanno gestite.

ma anche il semplice database dei tuoi dipendenti se dovesse essere attaccato e i relativi dati resi pubblici ti esporrebbe al rischio, se non hai messo in piedi le norme minime di protezione, di una sonora (e meritata) multa.

Che fare poi?

ok una volta che hai fatto la mappa dei dati ti ritrovi in mano un nuovo strumento che ti dice

• che dati hai
• a cosa ti servono
• come li usi

a questo punto puoi iniziare a capire cosa dovresti fare per essere compliant con il GDPR.

Il primo punto è capire cosa rischi, qui entra in gioco la PIA

Il secondo punto è definire il valore di questi dati

Il terzo punto è iniziare a definire le azioni correttive che servono a gestire i dati.

Le azioni correttive coprono:

1. la definizione delle procedure operative di raccolta e gestione dei dati
   1. metriche di misurazione e controllo per l’auditing
   2. definizione delle responsabilità operative
   3. …
2. l’introduzione delle corrette tecnologie
   1. valutazione delle tecnologie correnti
   2. definizione delle eventuali introduzioni tecnologiche di sicurezza o gestione dati
   3. …
3. la definizione delle procedure di monitoraggio ed auditing
4. la definizione delle procedure di gestione delle eccezioni e degli incidenti
5. …

ora non voglio e non posso andare in ulteriori dettagli, non fosse per altro che:

1. non esiste una soluzione adatta a tutti
2. anche esistesse, se faccio io il lavoro qui gratis non ci guadagno
3. mica sto scrivendo un libro, ma solo una serie di amichevoli consigli.

dai sorridi, almeno io ti ho lanciato qualche avvertimento, e sai come si dice: uomo avvisato ….