Caro HR Manager: Storia di un CV e della sua privacy (GDPR lo dici a tua sorella)

Sono un poco preoccupato, perché la mia impressione è che in Italia, a fronte di una delle legislazioni più severe d’Europa e i nuovi vincoli introdotti od in via di introduzione dal GDPR, il concetto di privacy sia altamente sottovalutato.

Il problema ovviamente è insito nella storica sottovalutazione italica dell’impatto delle strutture informatiche all’interno dei processi produttivi, decisionali e manageriali.

Insomma non ci si interessa, non si capisce, e non si valuta. Di conseguenza non si correggono comportamenti errati e, allo stesso tempo, non si sfruttano le nuove possibilità rimanendo al palo delle nuove tecnologie con buona pace di chi (da Olivetti a Faggin, ma potremmo citare Marconi e Meucci) avevano fatto dell’Italia la piattaforma del nuovo.

Vabbè

Polemiche parte vediamo di capire con un esempio così semplice che persino un ufficio HR potrebbe capire, cosa significa gestire la privacy e la protezione del dato.

Ti arriva un nuovo CV: cosa hai capito della privacy e del GDPR?

Immaginiamo che il vostro ufficio HR riceva un CV di un possibile candidato. Cosa non tanto strana in tempi in cui la ricerca del lavoro è fondamentale (anche io ne ho mandati in giro centinaia recentemente).

Immaginiamo anche che il CV arrivi via posta elettronica (cosa abbastanza consueta) e che giusto perché ci sono posizioni aperte il medesimo venga fatto girare tra qualche potenziale interessato. Ad esempio l’hiring manager.

Non mi interessa in questo momento sapere come finirà la storia dell’essere umano dietro quel pezzo di carta, con i suoi bisogni, aspirazioni e potenziale. Mi interessa proprio il pezzo di carta, virtuale.

Come potete immaginare quel pezzo di carta contiene dati personali, in quanto sono riferibili ad una persona fisica.

OPS va a finire che per questo devo trattarli in maniera coerente alle disposizioni di legge? Va a finire che il GDPR (qualunque cosa esso sia) viene convolto?

Temo proprio di si.

CV, CV che farne?

Allora in teoria, ammesso e non concesso che tu sia interessato in qualche maniera ad essere allineato ai dettami di legge, dovresti processare questi dati di conseguenza.

Non voglio qui fare una dissertazione di dettaglio sul GDPR, ma mi limito ad alcune considerazioni banalotte, giusto per aiutarti ad evitare una multa salta.

Il cv in questione probabilmente finirà in:

Diverse caselle di posta
Come file in qualche cartella personale eo condivisa
Magari in un database se sei abbastanza grande da memorizzare i cv dei candidati
Stampato su qualche scrivania
….

Ora siccome quel pezzo di carta (virtuale e non) contiene dati personali, e magari sensibili (che so il tuo ultimo stipendio, il tuo IBAN, l’indirizzo della tua amante … ) tu che lo ricevi dovresti avere in piedi un processo di gestione che tenga presente che questi dati devono:

essere conservati in maniera sicura
deve essere possibile per il proprietario dei dati (che non sei tu, è il tipo che ha scritto il cv) chiederne la modifica
deve essere possibile per il proprietario dei dati (ancora non sei tu) la cancellazione.
Dovresti anche essere in grado di determinare quale sia la vita, all’interno dei tuoi sistemi, di questi dati e l’uso che ne fai.
…

Che tu ci creda o meno questo richiede di avere dei processi definiti che riguardano la “vita” di quel coso che so, adesso, incominci ad odiare.

Insomma dovresti sapere cose del tipo (tra loro strettamente correlate):

per quanto tempo tengo questa cosa nei miei sistemi?

Come salvo questi dati?

Come li cancello?

Sembra facile ma tu sai veramente che succede ai CV che ricevi?

Hai definito una “retention policy” su questi dati?

Traduco, hai una regola standard che definisce quanto tempo puoi tenere questi dati? Mesi? Anni? Lustri? Per sempre? Ma che @#?§ vuoi che me ne freghi ammé?

Ok la ultima e la tua policy attuale lo so, ma temo non sia la risposta che meglio si adatta alla nostra legislazione.

Quanto tengo quell’oggetto ed i relativi dati in casa è importante perché:

Il dato, fino a che lo tengo, va gestito, conservato, protetto secondo legge
Ne sono legalmente responsabile
Quando lo cancello lo devo fare davvero

Ora il punto uno è già un punto dolente. Significa che tu dovresti sapere questa roba dove si trova nei tuoi sistemi. E non importa se in forma cartacea o elettronica….

Il punto è dolente anche perché ti impone di utilizzare tecniche coerenti per la protezione, salvataggio, recupero ed accesso al dato.

Insomma vediamo se riesco a spiegartelo: se lo salvi in un database o lo metti su una cartella, devi garantire in qualche maniera che l’accesso non sia concesso proprio a chiunque, anche all’interno della azienda.

Se poi ha iniziato a girare via email so che può essere complicato evitare che vada ovunque quindi, magari, sarebbe opportuno che queste cose le sappiano tutti in azienda, non solo lo sfigato di turno che deve farsi carico di sta roba pallosa che è la privacy.

Insomma di a chi lo ha ricevuto che va trattato in maniera adeguata, magari cancellandolo se non serve più, altrimenti come garantisci la adeguata protezione ed il ciclo di vita?

Poi, ovviamente, l’IT dovrebbe garantire la protezione anche da intrusioni esterne:

qualcuno la chiama cyber security,

altri sicurezza informatica,

tu “quelle cose li da tecnici che non ci capisco niente però ho l’antivirus che non aggiorno da 6 mesi perché mi rallenta il computer”

tu “quelle cose li da tecnici che non ci capisco niente però ho l’antivirus che non aggiorno da 6 mesi perché mi rallenta il computer”

In teoria dovresti anche avere sistemi di salvataggio e recupero adeguati. Una roba che si chiama backup e recovery, magari ne hai sentito parlare l’ultima volta che hai perso tutti i tuoi dati …

Il tutto perché se non lo fai e, disgraziatamente, ti becchi un ransomware, o ti entrano nei sistemi e finisci sui giornali perché hanno pubblicato la foto dell’amante che il tuo candidato che aveva messo sul cv, qualcuno che ti ha mandato il cv potrebbe porsi domande e chiedere conto delle tue azioni, e sai la cosa brutta quale è? … che non è tutta colpa dell’IT (fonte di tutti i mali, notoriamente) secondo la legge …

Lo odi sempre più sto cv vero?

Pensa che la cosa è ancora più complicata perché: si qualcuno si deve far carico dei backup, testare di tanto in tanto i restore.

Roba che il buon Monguzzi non finisce mai di ricordarci, ma che puntualmente ignoriamo J

Ma lasciami aggiungere un altro pezzettino. Se il dato lo cancelli deve essere cancellato davvero. Questo significa la cancellazione di tutte le copie presenti in azienda:

email
dischi
database
backups
…

Lo sapevi? No?

Se non lo sai sallo!

Privacy e gestione del dato

So di essere controcorrente scrivendo queste cose, e che hai cose molto più importanti a cui pensare. Ma se volessi potrei continuare parlando al tuo marketing, al tuo ufficio vendite, al tuo ufficio acquisti, a chi ti gestisce il sito web e probabilmente anche al tuo IT manager che se gli si dice GDPR risponde a te e tua sorella!

probabilmente anche al tuo IT manager che se gli si dice GDPR risponde a te e tua sorella!

Il punto è che queste cose sembrano complicate, ma in realtà non lo sono davvero. Basterebbe capire cosa significa integrare i dati nei processi aziendali, e disegnare i medesimi tenendo conto delle esigenze di legge, di business e della tecnologia corrente.

Certo significa anche che non puoi trattare la privacy come una rottura di scatole che non ti riguarda, esattamente come non dovresti fare con l’IT.

Pensaci e se eviterai una multa forse mi ringrazierai anche, finita la sequela di improperi che mi sono meritato per averti detto queste cose.Ciao